Meillä on radikaali ehdotus kaikille yrittäjille: yrittäjän kalenterin totaalinen uudistus! Koska uusien tapojen opettelu on hidasta puuhaa, aloitetaan pienin askelin. Ensimmäinen niistä on Ilahduta kirjanpitäjääsi! -päivän viettäminen joka kuun 26. päivä. Merkitsethän päivämäärän heti muistiin kalenteriisi.
Yrittäjällä on jos jonkinlaisia muistettavia päivämääriä. On niitä kirjanpidollisia, kuten ALV:jen ja YEL-maksujen eräpäivät, ja on ennakkoverojen maksupäivät. On veroilmoitus- ja tilinpäätöspäiviä, puhumattakaan markkinoinnin ennakoimisesta juhlapyhien ja erilaisten sesonkien mukaan.
Jossakin välissä pitäisi ehtiä yrittää – ja elää. Ai niin, ja muistaa myös ne puolison, lasten, anopin ja kumminkaimojenkin merkkipäivät.
Jos itsellä on taipumusta tehdä asiat viime tingassa tai myöhästellä kroonisesti, siitä kärsii sekä oma bisnes että ne, jotka tekevät asioita yrityksesi puolesta.
Taas ALV-ilmoituksen jättöpäivä eli miten meni noin niinku omasta mielestä?
Otetaan yksinkertainen esimerkki: kirjanpitoaineistojen toimittaminen ajoissa ALV:n ilmoittamista varten. Päivämäärähän on helppo muistaa, kun se on aina sama eli kuun 12. päivä. Aikaakin aineiston toimittamiseen on ruhtinaalliset puolitoista (lähes) kuukautta!
Mikäli olet tilitoimiston asiakas tai sinulla on kirjanpitäjä, päivämääräsi ei tietenkään voi olla se 12. päivä. Eikä edes se edeltävä 11. päivä. Mitä useampi yrittäjä toimittaa kirjanpitoaineistonsa ilmoituksen jättöpäivää edeltävänä iltana, sitä kuormittavampi on kirjanpitäjän ylitöiden määrä ja sitä pidemmäksi tämän työpäivä venyy.
Myös verottaja näpäyttää määräpäivän jälkeen jätetystä arvonlisäveron ilmoituksesta. Myöhästymismaksua kertyy 3 euroa päivässä silloinkin, vaikka maksettavaa veroa tai yritystoimintaa ei olisi. Jos veroilmoitus myöhästyy enemmän kuin 45 päivää, myöhästymismaksu määräytyy eri kaavan mukaan.
Vaivaako myöhästelijää kiire, huonomuistisuus vai aikaoptimismi?
Kroonisesti viime tingassa tai jopa myöhässä olevat ihmiset kärsivät asiasta usein monella tapaa myös itse. Myöhästyminen on uuvuttavaa. Melko moni meistä viime hetkeen taipuvaisista lupaa pyhästi itselleen, että ensi kuussa kuitit ja mapit ja aineistot ja ajopäiväkirjat ovat ajan tasalla hyvissä ajoin, mutta huomaa kaapivansa niitä kiireellä kasaan havahduttuaan seuraavassa kuussa jälleen kerran samaan kiireen-kaupalla-todellisuuteen. Käyttäytymismallista voi olla vaikeaa – muttei mahdotonta! – oppia pois.
Ensimmäinen askel on kuin alkoholismista toipuisi: pitää tunnustaa ja tunnistaa oma ongelmansa. Tosin, jos omasta mielestä tässä ei ole ongelmaa, niin sitten kaikki on hyvin, kunhan ei omalla toiminnallaan aiheuta turhia paineita ja huolia kanssaihmisilleen.
Kirjanpitoaineiston jättämisen viimetinkaisuudelle, vitkuttelulle tai myöhästymiselle lienee neljä perussyytä:
- Muut akuutimmat kiireet tai yritystoiminnan ennakoimattomat tilanteet.
- Se, ettei kalenterimerkintöjä tai -muistutuksia ole tai että niitä ei ennakoi reagoimalla niihin ajoissa.
- Aikaoptimismi eli sen aliarvioiminen, miten kauan minkin asian tekemiseen menee aikaa.
- Se, ettei kirjanpitoaineistojen jättäminen ajoissa ALV-ilmoituksia varten ole kovin korkealla omassa tärkeysjärjestyksessä.
Valmistautumisen ja toimeen tarttumisen tärkeydestä
Vitkastelu voi ajan myötä muuttua hyvissä ajoin valmistautumiseksi, kun alkaa tietoisesti säätämään omia tapojaan ja rutiinejaan. Muutoksen ei tarvitse olla iso tai dramaattinen – pienet askeleet riittävät, kunhan niitä tekee säännönmukaisesti.
Analysoi, miksi vitkastelet tai myöhästelet, ja missä asioissa. Mieti tämän jälkeen, miten voisit parantaa tapojasi mahdollisimman vähän kerrallaan kestävän kehityksen aikaansaamiseksi. Jos toimitat kuitit kirjanpitäjälle ALV-ilmoitusten jättämistä edeltävänä yönä, johtuuko asia siitä, ettet ole vielä koonnut lippuja ja lappuja yhteen ja samaan paikkaan sitä ennen? Vai onko kyse asian muistamisesta viime tipassa aineiston oltua jo kuukauden verran valmiina toimitettavaksi?
Asian hoitamiseen menee enemmän tai vähemmän sama aika nyt kuin myöhemminkin. Ajoissa oleminen vain helpottaa sekä omaa stressiäsi että kirjanpitäjäsi työpäiviä.
Mikä olisi pieni muutos jonka sinä voisit tehdä tarttuaksesi toimeen ja viedäksesi toiminnan loppuun saakka? Kuittien käsittely aina saman tien kun kustannukset syntyvät? Kerran viikossa kalenterista varattu aika niitä varten, edes puoli tuntia? Poikkeaminen kirjanpitäjän pakeilla viikkoa ennen ajankohtaa, jolloin teet sen tällä hetkellä?
Ilahduta kirjanpitäjääsi -päivä (joka kuun 26.)
Silloin, kun omat tärkeät päivämääräsi yrittäjänä ovat riippuvaisia muista toimijoista (tilitoimisto, mainostoimisto, kilpailijoiden tekemiset ja tekemättä jättämiset), on hyvä ennakoida. Mitä isommin, sen parempi kaikille osapuolille.
Ehdotammekin, että yrittäjällä tulisi olla eri päivämäärät kuin suorittavilla osapuolilla silloin, kun suorittava osapuoli ei ole yrittäjä itse. ALV-aineistojen osalta tämä tarkoittaa kalenterin ja tärkeiden päivämäärien määrittelemistä uusiksi. Jos kirjanpitäjäsi viimeinen ALV-ilmoituksentekopäivä on kuun 12., yrittäjän päivän pitäisi olla vähintään viikkoa tätä ennen. Sama periaate on sovellettavissa kaikkiin muihinkin yrittäjälle tärkeisiin päivämääriin.
Me Riihimäen Tilitoimistolla haluamme tehdä tässä ja nyt yrittäjäaloitteen ja julistaa joka kuun 26. päivän Ilahduta kirjanpitäjääsi -päiväksi. Ilahduttaminen tapahtuu tietysti toimittamalla ALV-ilmoitukseen tarvittava aineisto aina kuun 26. päivänä. Maaliskuun kirjanpitoaineiston jättämisen aika on siis juuri nyt!
Millaisia asioita sinä lykkäät omassa yritystoiminnassasi? Millainen vaikutus niillä on yrittäjänarkeesi? Mikä olisi pienin yksittäinen asia, josta voisit aloittaa helpottaaksesi niin asian hoitamista kuin omaa mielenrauhaasikin?
