10 syytä ottaa käyttöön sähköinen kirjanpito

Kirjoittanut: Niina

TJ, asiantuntija KLT
Julkaistu: touko 18, 2021

Yrittäjä, onko sähköinen kirjanpito sinulle kirosana? Asia on ehkä käynyt mielessä, mutta siirtyminen, hinnoittelu, ja sähköisen kirjanpidon tekeminen käytännössä tuntuvat epämääräisiltä? Kun otat Procountorin käyttöön toukokuun loppuun mennessä, säästät käyttöönotossa yli 300 euroa!

Sähköinen taloushallinto – uhka vai mahdollisuus?

Sähköisen taloushallinnon yleistyminen, toisin sanoen taloushallinnon digitalisoituminen, koskee jokaista yrittäjää. Myös pien- ja mikroyritysten tulee pysyä mukana muutoksessa, jos haluaa vielä muutaman vuoden päästäkin pyörittää menestyvää liiketoimintaa.

Sähköinen kirjanpito ei tarkoita pelkästään nykyisen verkkolaskulain edellyttämää laskujen lähettämistä ja vastaanottamista verkkolaskuina. Sähköinen taloushallinto on kattava kokonaisuus, joka pitää sisällään osto- ja myyntilaskujen käsittelyn, palkanlaskennan, arkistoinnin, viranomaisilmoitukset ja kirjanpidon.

Vaikka sähköiseen taloushallintoon siirtyminen luo haasteita, se tuo mukanaan myös paljon mahdollisuuksia. Meidän asiakkaamme ovat yleensä käyttöönoton ja pienen harjoitteluvaiheen jälkeen kysyneet, että “miten mä en ole siirtynyt tähän jo aikapäiviä sitten?”

Sähköistäminen lisää kannattavuutta

Yritysten kannattava kasvu, siis liiketoiminnan tehokkuus ja eteenpäin vievyys, edellyttää taloushallinnon prosesseilta tehokkuutta. Siten ei ole yhdentekevää, millainen tilitoimisto tai millainen sähköinen kirjanpito yritykselläsi on käytössä.

Yhteistyökumppanimme Accountor Finago Oy tarjoaa tuntuvan edun asiakkaillemme, jotka siirtyvät Procountoriin toukokuun 2021 loppuun mennessä. Lisätietoja edusta saat alta, kohdasta 10, mutta sähköiseen kirjanpitoon kannattaa siirtyä monesta muustakin syystä:

  1. Laskujen käsittelykulut pienenevät. Verkkolaskujen käsittelykulut ovat huomattavasti paperilaskujen käsittelykuluja pienemmät.
  2. Ei päällekkäistä laskutusta. Esimerkiksi Telia saattaa pyytää paperilaskusta 19€! Tämä on sama summa kuin sähköisen kirjanpidon kuukausikulut (Procountor-ohjelmisto, “kevyt”). Näennäisen edullinen palvelu voi osoittautua käytännössä kalliiksi.
  3. Laskutuksen nopeus ja oikeellisuus. Verkkolaskut ovat paperilaskuja nopeammin perillä. Saapuvat laskut kirjautuvat kirjanpidossa suoraan oikeille tileille ja ostoreskontraan ilman manuaalitallennusta, eli käsittelyvirheetkin vähenevät. Myös hyväksymiskierrokset nopeutuvat.
  4. Raportointi ja tietojen ajantasaisuus. Esimerkiksi pankit eivät toimita yritystilien omistajille raportteja, ainakaan automatisoidusti. Automatisoitu ja ajantasainen taloushallinto varmistaa yrittäjän/yrityksen johdon pääsyn taloustietoihin milloin vain, eikä tietoja tarvitse erikseen tilata. Muutoksiin voidaan näin reagoida nopeammin.
  5. Muutokset verotuksessa. Verottaja vie yrittäjiä kohti sähköistä taloushallintoa. Mikäli verottajan kaavailema reaaliaikainen alv-raportointi otetaan käyttöön, sähköisestä kirjanpidosta tullee arkipäivää jokaiselle muutaman vuoden sisällä.
  6. Tuottavampi ajankäyttö. Kun rutiinitöihin käytettävä aika saadaan minimoitua, yrittäjälle jää aikaa ydinliiketoimintaan tai vaikkapa markkinointiin, ja tilitoimistolle jää aikaa yrittäjien neuvontaan ja konsultointiin.
  7. Tietoturvallinen taloushallinto. Sähköisen taloushallinnon palveluntarjoajilla on vastuu taloushallinto-ohjelmistojen fyysisistä suojauksista, tietoturvasta ja varmuuskopioinneista. Yksi murhe vähemmän yrittäjän huolilistalla.
  8. Paperiton toimisto. Laskujen hakeminen sähköisestä arkistosta on huomattavasti helpompaa ja nopeampaa kuin kuittimapeista. Yrityksen vastuullisuutta voi todentaa ja maailmaa voi pelastaa näinkin.
  9. Helppo käyttöönotto. Osaatko maksaa laskut verkkopankissa? Hyvä, siinä tapauksessa osaat myös lähettää verkkolaskuja. Procountor-ohjelmistoon voi käydä tutustumassa järjestelmän demoversiossa. Järjestelmän monia ominaisuuksia ja mahdollisuuksia ei tarvitse säikähtää – pienellä opettelulla ne omalle toimialalle tärkeät toiminnot löytyvät melko nopeasti.
  10. Procountor käyttöön toukokuun loppuun mennessä yli 300 euron edulla! Kun otat Procountorin käyttöön toukokuun 2021 loppuun mennessä, pääset heinäkuun loppuun asti ilman kuukausiveloitusta. (Huom! Yritystoiminnan on täytynyt alkaa ennen elokuun loppua!) Jos taas tarvitset vielä miettimisaikaa, niin Procountorin pikastartti on koko loppuvuoden tarjolla ilmaiseksi! Sen normaalihinta on 295€ + alv, ja siihen sisältyvät Procountor-ympäristön avaus, pankkiyhteyksien avaus ja tulostuspalvelu, sekä OpusCapitan verkkolaskuosoitteet, paperilaskujen skannauspalvelu ja sähköpostiskannaus (sähköpostin liitetiedosto ei ole verkkolasku).

Vanhassa sittenkin vara parempi?

Yksi este sähköiseen kirjanpitoon siirtymiselle on tapa, jolla “kirjanpitoasiat on meillä ennenkin hoidettu”. Vaikka “maailma muuttuu, Eskoseni”, on tilanteita, jolloin perinteisemmässä kirjanpidossa pysyminen voi olla perusteltua. Me autamme sinua arvioimaan, millainen järjestelmä soveltuu parhaiten juuri sinun yritystoimintaasi.

Vaikka meillä on käytössä Procountor, se ei ole ainoa sähköisen kirjanpidon järjestelmä, jota asiakkaamme käyttävät. Suosittelemme uusille asiakkaillemme Procountoria, mutta palvelemme kaikkia sähköisen kirjanpidon mieltymyksistä riippumatta.

Ota yhteyttä – autamme sinua siirtymisessä sähköiseen taloushallintoon ja teemme Procountor-sopimuksen puolestasi, mikäli niin haluat!

Saatat pitää myös:

Oikea tilitoimisto on yrittäjän paras sijoitus

Oikea tilitoimisto on yrittäjän paras sijoitus

Kun korona iski yrittäjiin, se iski myös Vuorelan kotisivu- ja markkinointiasiakkaisiin. Erityisesti ne, joiden business oli vahvasti kivijalassa, joutuivat perumaan tilauksia ja muuttamaan suunnitelmiaan. Lue, miten asiakkaamme selätti liiketoimintansa pahimman koronakriisivaiheen.

Miten tunnistat hyvän kirjanpitäjän?

Miten tunnistat hyvän kirjanpitäjän?

Havahduimme hiljattain siihen, että jotkut kirjanpitäjät saattavat kysellä perusasioita Facebookin kirjanpitäjille tarkoitetuissa ryhmissä. Siis ihan peruskirjausten tekemisestä lähtien. Siksi listasimme viisi asiaa, joista tunnistat hyvän ja luotettavan kirjanpitäjän tai tilitoimiston.