Mitä #$@&%*! eli jäikö maksu saamatta? Verkkolaskulaki PK-yrittäjän arjessa

Kirjoittanut: Suvi

Asiantuntija KLT, YAT
Julkaistu: helmi 18, 2021

Uusi verkkolaskulaki on ollut kohta jo vuoden voimassa. Silti asia tulee edelleen yllätyksenä monelle pienyrittäjälle ja pienelle osakeyhtiölle. Erityisen ikävä tämä yllätys on silloin, kun maksu omasta työstä jää saamatta. Näin voi käydä esimerkiksi, jos on tehnyt työtä alihankintana suurelle yritykselle.

Pähkinänkuoressa 1.4.2020 voimaan astunut lakimuutos on tarkoittanut sitä, että lasku on voitava toimittaa sähköisenä verkkolaskuna. Sähköpostin liitetiedostona lähetetty lasku ei ole verkkolasku, vaan kyseessä on nimenomaan sähköinen lasku. Sellainen, joita kirjanpitojen ja tilitoimistojen ohjelmistotalot sekä pankit toimittavat.

Onko PK-yrittäjä pulassa, jos verkkolaskujen käyttöönotto takkuaa, koska oma kirjanpito on pientä tai kokonaan omissa käsissä? Tärkein neuvomme on, että kysyt asiaa tilitoimistolta tai kirjanpitäjältä. Ai miksikö? No sehän selviää tämän artikkelin lopusta.

Uuden verkkolaskulain kipupisteet PK-yrittäjän näkökulmasta

Asiakkaallasi on viime vuoden lakimuutoksen myötä oikeus vaatia laskut verkkolaskuina. Sama koskee pienyrityksiä. Nekin voivat vaatia laskun toimittajiltaan verkkolaskuna. Muulla tavoin toimitetut laskut voi jättää maksamatta ilman, että rikkoo lakia.

Lakimuutoksen taustalla on EU:n laskudirektiivi, jolla laskutusta on haluttu helpottaa ja nopeuttaa. Moni PK-yrittäjä ja pieni osakeyhtiö näkee asian kuitenkin toisin.

Lakimuutokseen sisältyy toivomus kokonaisvaltaisesta siirtymisestä sähköiseen kirjanpitoon. Toivotaan siis, että myyntilaskujen lisäksi sähköistetään myös ostolaskut. Koko kirjanpidon siirtäminen sähköiseen muotoon on iso muutos. Se tuli monelle yllätyksenä ja yhtäkkiä. Monen mielestä ylhäältä säänneltyyn muutokseen liittyy pakottamisen tunnetta.

Myös epäluottamusta sähköisiin järjestelmiin esiintyy. On epävarmuutta siitä, menevätkö sähköiset laskut varmasti perille. Lasku ei ikään kuin tunnu oikealta ja aidolta, ellei se ole paperilla.

Iso kysymys on myös lakimuutoksen mukanaan tuomat kustannukset. Ne riippuvat tietysti asiakkaasta. Pienelle toiminimiyrittäjälle tai yhden hengen yhtiölle muutos on meidän asiakkaillemme tarkoittanut käytännössä noin 20-30 euron lisälaskua kuukausittain. Tai sitten ei. Kun tilitoimiston työ sähköisen laskutuksen myötä nopeutuu, kustannusten pieni kasvu kompensoituu kirjanpitäjän tuntilaskutuksessa. Käyttöönotossa on toki aluksi pientä jumppaa jotta kaikki saadaan toimimaan varmasti ja saumattomasti.

4 ohjetta PK-yrittäjälle, jolla ei vielä ole verkkolaskutus käytössä

Tässä toimintaohjeet niille, joilla verkkolaskutus ei vielä ole käytössä.

  1. Älä pelkää, kauhistu äläkä panikoi. Vedä syvään henkeä ja pysy luottavaisena. Ei kannata säikähtää – ohjelmat eivät ole niin kalliita eivätkä niin hankalia kuin luulet (ja kirjanpitäjäsi auttaa).
  2. Selvitä ja sovi laskutusta koskevat asiat asiakkaasi kanssa etukäteen. Näin vältyt yllätyksiltä laskutusvaiheessa.
  3. Varmista, että kirjanpitäjäsi on tietoinen tilanteestasi. Tilitoimistolla ei ole suoraa pääsyä verkkolaskuihisi. Joudut siis todennäköisesti tulostamaan sähköiset verkkolaskusi kirjanpitäjälle.
  4. Mieti omalle yrityksellesi paras ratkaisu yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa. Jos yritykselläsi on kuukausittain laskuja vain vähän, voi olla, ettei sähköistä järjestelmää kannata ottaa käyttöön, vaikka laki sitä edellyttääkin.

Suuret yritykset vaativat kaikilta toimittajiltaan verkkolaskuja uusimmissa verkkolaskuformaateissa. Jos asioit suuryritysten kanssa, tulee sinunkin yrityksellä siis olla ohjelmistot ja toiminnanohjausjärjestelmät sellaisissa tikissä, että ne vastaavat näitä vaatimuksia. Varmaa on, että myyntisaatavien kotiuttaminen viivästyy ja hankaloituu, ellei yrityksesi pysty toimittamaan verkkolaskuja.

Suomen valtio on 1.4.2020 alkaen ottanut vastaan vain verkkolaskuja, koska lakimuutos tuli valtiolle voimaan jo vuotta aiemmin. Tämäkin voi olla tärkeä tieto.

Toivotamme sinulle menestyksekästä yrittäjyyttä ja tuloksellista laskuttamista! Hoida yrityksesi verkkolaskutus kuntoon viimeistään nyt. Jos sinulle jäi kysyttävää verkkolaskutuksesta tai muista yrittäjyyttä tai yrityksen kirjanpitoa koskevista asioista, ota meihin yhteyttä tämän sivun alalaidassa olevalla lomakkeella!

 

Osallistu maksuttomaan Aika on rahaa yrittäjälle -webinaariin ke 7.4. klo 9-10 tai to 8.4. klo 17-18. Tilaisuuden järjestävät Riihimäen Tilitoimisto yhdessä Accountor Finago Oy:n kanssa. Webinaarissa kuulet, miten selvitä haastavasta taloustilanteesta ja ymmärtää yrityksesi taloutta paremmin. Samalla kartoitetaan älykäs sähköinen palvelumalli. Tilaisuus on avoin kaikille kiinnostuneille, mutta siihen täytyy ilmoittautua ennakkoon. Seuraa tarkempia tietoja Facebookissa ja tällä sivustolla!

Saatat pitää myös:

Oikea tilitoimisto on yrittäjän paras sijoitus

Oikea tilitoimisto on yrittäjän paras sijoitus

Kun korona iski yrittäjiin, se iski myös Vuorelan kotisivu- ja markkinointiasiakkaisiin. Erityisesti ne, joiden business oli vahvasti kivijalassa, joutuivat perumaan tilauksia ja muuttamaan suunnitelmiaan. Lue, miten asiakkaamme selätti liiketoimintansa pahimman koronakriisivaiheen.