Palkka-avoimuus alkaa palkanlaskennan datasta

Kun kuulee sanan palkka-avoimuusdirektiivi, ensimmäinen ajatus on helposti tämä: kohta kaikki näkevät, mitä muut työpaikalla tienaavat.

Nimi suorastaan houkuttelee tulkitsemaan asian näin. Ihan niin yksinkertaisesta asiasta ei kuitenkaan ole kyse. Työpaikan palkkalistaa ei avata kaikkien nähtäväksi eikä työntekijä saa automaattisesti oikeutta nähdä työkaverinsa henkilökohtaista palkkaa.

Muutoksia on silti tulossa. Kun palkka-avoimuutta koskeva laki tulee voimaan, työntekijä voi pyytää työnantajalta tiedon omasta palkkatasostaan sekä samaa tai samanarvoista työtä tekevien keskimääräisistä palkoista sukupuolen mukaan eriteltyinä. Työnantajan on pystyttävä kokoamaan tiedot ja vastaamaan pyyntöön viimeistään kahden kuukauden kuluessa.

Kaksi kuukautta kuulostaa pitkältä ajalta, mutta käytännössä se voi kulua nopeasti, jos tietoja ei ole aiemmin koottu vertailua varten. Palkanlaskennassa on paljon tarvittavaa dataa valmiina, mutta se ei vielä tarkoita, että työnantaja pystyisi vastaamaan tietopyyntöön suoraan järjestelmästä.

Tilitoimistossa asiakkaiden palkkatietoja käsitellään joka kuukausi. Siksi näkyviin tulevat myös ne kohdat, joissa palkka-avoimuuteen valmistautuminen voi käytännössä vaikeutua: palkkalajit ovat eri paikoissa, työaikatiedot eivät ole keskenään vertailukelpoisia tai työntekijöiden tehtäviä kuvaava tieto on liian karkea vertailuryhmien muodostamiseen.

Suomen lainsäädäntö on edelleen eduskunnan käsittelyssä, ja tavoitteena on, että muutokset tulevat voimaan 1.1.2027. Yksityiskohdat voivat vielä muuttua, mutta valmistautumista ei tarvitse lykätä siihen asti. Kun palkkatiedot, tehtäväkuvat ja palkkaerojen perusteet ovat kunnossa, yrityksen on helpompi vastata tietopyyntöihin, perustella palkkapäätöksiä ja havaita epäjohdonmukaisuuksia jo ennen kuin niistä syntyy ongelmia.

Pelkkä peruspalkka voi antaa väärän kuvan

Palkkoja vertailtaessa ensimmäinen käytännön kysymys on, mitä palkkaan lasketaan mukaan. Direktiivissä palkka ei tarkoita vain peruspalkkaa, vaan myös muita rahana tai luontoisetuna maksettavia korvauksia, kuten lisiä, bonuksia, provisioita ja luontoisetuja.

Palkanlaskennassa nämä tiedot ovat usein eri palkkalajeina. Peruspalkka, vuorolisät, luontoisedut ja esimerkiksi kerran vuodessa maksettava tulospalkkio näkyvät järjestelmässä erillisinä riveinä. Siksi pelkkä peruspalkan vertailu ei vielä kerro, miten työntekijöiden kokonaispalkka muodostuu.

Vertailua varten yrityksen on siksi sovittava, mitkä palkkalajit otetaan mukaan ja miten esimerkiksi kertaluonteiset bonukset tai luontoisedut huomioidaan. Kun käytäntö on määritelty etukäteen, samoja sääntöjä voidaan käyttää jokaisessa tietopyynnössä.

Väärä vertailutapa voi näyttää palkkaeron, jota ei ole

Myös työajan määrä vaikuttaa siihen, ovatko palkat keskenään vertailukelpoisia. Jos samaan keskiarvoon lasketaan kokoaikaisia, osa-aikaisia ja tuntipalkkaisia sellaisinaan, lopputulos voi näyttää palkkaeroa silloinkin, kun kyse on vain erilaisesta työajasta tai palkkaustavasta.

Siksi palkat pitää muuttaa yhteismitallisiksi ennen vertailua. Käytännössä se voi tarkoittaa esimerkiksi tuntipalkan laskemista kaikille tai osa-aikaisen kuukausipalkan suhteuttamista kokoaikatyöhön. Tämä onnistuu vain, jos työaikatiedot ovat palkanlaskennassa oikein ja ajan tasalla.

Sama nimike ei vielä tarkoita samaa työtä

Seuraava kysymys on, keitä keskenään verrataan. Tietopyyntö ei koske vain samalla nimikkeellä työskenteleviä, vaan samaa tai samanarvoista työtä tekeviä. Palkanlaskennassa tällainen tieto ei yleensä ole valmiina.

Työntekijän nimike voi olla vanhentunut, sama työ voi esiintyä usealla eri nimikkeellä ja saman nimikkeen alla voi olla keskenään hyvin erilaisia tehtäviä. Palkanlaskennasta ei myöskään yleensä näe työn vaativuutta, vastuuta tai osaamisvaatimuksia. Palkka-avoimuuden kannalta tämä on olennainen puute, koska ilman näitä tietoja työnantaja ei pysty luotettavasti määrittelemään, ketkä kuuluvat samaan vertailuryhmään.

Vertailuryhmien määrittely kuuluu työnantajalle, ei tilitoimistolle. Tilitoimisto voi tuottaa laskelmat, kun ryhmät on määritelty, mutta työnantajan on tunnettava tehtävien sisältö ja pystyttävä perustelemaan, miksi tietyt työt ovat keskenään vertailukelpoisia. Kun ryhmittely on tehty huolellisesti, samoja ryhmiä voidaan käyttää myöhemmin tietopyyntöihin vastaamisessa, palkkaerojen seurannassa ja palkkapäätösten johdonmukaisuuden arvioinnissa.

Palkkaero ei ole ongelma, jos sille on peruste

Palkkaerojen kohdalla pelkkä numero ei vielä kerro, onko ero perusteltu. Kahdelle samaa tai samanarvoista työtä tekevälle voidaan maksaa eri palkkaa esimerkiksi kokemuksen, vastuun tai osaamisen perusteella, mutta perusteen pitää olla asiallinen, sukupuolineutraali ja tarvittaessa selitettävissä.

Käytännössä ongelma syntyy usein siitä, ettei palkkaeron perustetta ole koskaan kirjattu. Palkka on voitu sopia rekrytoinnin yhteydessä kiireessä, markkinatilanteen mukaan tai siksi, että toinen työntekijä neuvotteli itselleen paremman ehdon. Jos syy jää vain jonkun muistin varaan, sitä on vaikea perustella vuosia myöhemmin johdonmukaisesti.

Siksi palkkaerojen perusteet kannattaa käydä läpi ennen kuin niitä joudutaan selittämään yksittäisen tietopyynnön yhteydessä. Samalla yritys voi havaita tilanteet, joissa palkkataso on vuosien mittaan eriytynyt ilman selvää tai enää ajantasaista perustetta.

Avoimuudesta voi olla hyötyä myös työnantajalle

Palkka-avoimuus tuo työntekijälle aiempaa paremman lähtökohdan palkkakeskusteluun. Työnhakijalla on oikeus saada tieto tehtävän alkupalkasta tai palkkahaarukasta ennen työhaastattelua tai muuten riittävän ajoissa, eikä työnantaja saa kysyä hänen nykyistä tai aikaisempaa palkkahistoriaansa. Näin aiempi palkkataso ei samalla tavalla määritä sitä, mistä uuden työn palkkaneuvottelu alkaa.

Avoimuudesta voi olla käytännön hyötyä myös työnantajalle. Kun palkkataso ja sen perusteet ovat selvillä jo rekrytoinnin alkuvaiheessa, hakija pystyy arvioimaan paremmin, vastaako tehtävä hänen odotuksiaan. Samalla työnantaja välttyy tilanteelta, jossa pitkälle edennyt rekrytointi kariutuu vasta palkkakeskusteluun.

Selkeästi perusteltu palkkaus voi lisäksi vahvistaa työnantajan uskottavuutta. Kun työntekijät ja työnhakijat tietävät, millä perusteilla palkat määräytyvät, avoimuus voi tukea luottamusta ja tehdä yrityksestä kiinnostavamman myös sellaisille hakijoille, joille palkkauksen johdonmukaisuus ja läpinäkyvyys ovat tärkeitä.

Testaa valmius ennen ensimmäistä tietopyyntöä

Yrityksen valmiutta voi testata yksinkertaisesti kuvittelemalla, että tietopyyntö tulee tänään. Pystytäänkö työntekijän vertailuryhmä määrittelemään, laskemaan siihen kuuluvien keskipalkat oikein ja kertomaan, mihin mahdolliset palkkaerot perustuvat? Jos vastaukset vaativat usean ihmisen muistia, erillisiä taulukoita tai tietojen selvittämistä jälkikäteen, seuraava askel on tunnistaa, mitä tietoja puuttuu ja missä ne pitäisi jatkossa ylläpitää.

Tilitoimisto voi tehdä laskennan, mutta ei määritellä työn arvoa

Tilitoimisto voi auttaa tarkistamaan, että palkanlaskennan tiedot ovat riittävän tarkkoja ja että vertailuihin tarvittavat palkkalajit ja työaikatiedot ovat käytettävissä. Kun työnantaja on määritellyt vertailuryhmät ja palkkaerojen perusteet, tilitoimisto voi myös tuottaa tarvittavat laskelmat huomattavasti nopeammin.

Työnantajan vastuulle jää silti se osa, jota palkanlaskennan numeroista ei voi päätellä: mitkä työt ovat samoja tai samanarvoisia ja miksi työntekijöille maksetaan eri palkkaa. Palkka-avoimuuteen valmistautuminen toimii parhaiten silloin, kun palkanlaskennan data ja työnantajan omat palkitsemisperusteet täydentävät toisiaan.

Kun pohjatyö on tehty, tietopyyntö ei käynnistä kriisiä

Kun nämä asiat on tehty etukäteen, työntekijän tietopyyntö ei käynnistä erillistä selvitystyötä joka kerta. Tiedot voidaan koota sovitulla tavalla, laskentaperusteet ovat tiedossa ja mahdolliset palkkaerot pystytään selittämään ilman, että koko prosessi rakennetaan alusta uudelleen.

Hyvin valmistautuneessa yrityksessä palkkatiedot, vertailuryhmät ja palkkaerojen perusteet ovat valmiiksi sellaisessa kunnossa, että niitä voidaan käyttää sekä tietopyyntöihin vastaamiseen että palkkapäätösten tukena.

Koska me rakastamme numeroita

Loppuun vielä leikkimielinen mutta aiheeseen sopiva laskuharjoitus. Vertailuryhmät kannattaa määritellä etukäteen jo käytännön syistä, mutta halusimme laskea myös, kuinka nopeasti mahdollisten vertailujen määrä kasvaa.

Jos kahden kuukauden vastausaika lasketaan 61 päiväksi ja yrityksessä on 20 työntekijää, mahdollisia kahden työntekijän välisiä palkkavertailupareja on jo 190.

20 × 19 / 2 = 190

Siksi vertailuryhmät kannattaa määritellä etukäteen eikä vasta silloin, kun joku kysyy.