Jos yrittäjän mieleen alkaa hiipiä potkujen antaminen nykyiselle kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle, syitä voi olla useita. Etenkään hyväksi havaittua tai pitkäaikaista tilitoimistoa ei juuri vaihdeta, mutta mikäli asiat eivät suju toivotulla tavalla, reagointi ja pieni aikalisä ovat paikallaan. Toimiva taloushallinto kun on kaiken yritystoiminnan kulmakiviä.
Meille on tultu muista tilitoimistoista mm. näistä syistä:
- kirjanpitäjän tekemät virheet
- tilitoimiston myynti tai omistajanvaihdos
- tarjotut sähköiset ratkaisut eivät ole ajan tasalla
- tilitoimiston laskutuksessa on jatkuvasti yllätyskuluja
- epävarmuus siitä, kuka hoitaa juuri minun yritykseni asioita
Isot tilitoimistot ovat myös saattaneet jopa hinnoitella liikevaihdoltaan pienemmät asiakkaansa ulos asiakaskunnastaan. Me emme kutsu tällaista hyväksi palveluksi.
Kesken tilikautta vai vasta uuden alussa?
Kirjanpitäjän tai tilitoimiston vaihtamisen ajoitukseen vaikuttaa monia seikkoja. Ensimmäinen ajankohtaa sitova asia on nykyisen sopimuksen irtisanomisaika. Kahden tai kolmen kuukauden irtisanomisajasta voi tosin olla hyötyäkin, sillä se antaa runsaasti aikaa uuden tilitoimiston valinnalle.
Toinen huomioitava seikka on se, ajoitetaanko vaihto keskelle tilikautta vai uuden tilikauden alkuun. Päätös on tilannekohtainen. Mikäli nykyisen tilitoimiston palveluissa on paljon puutteita, budjettia ei kannata käyttää yhtään välttämättömyyttä enempää, vaan asiakassuhde on hyvä katkaista mahdollisimman pian. Jos vuosi on lopuillaan, voi olla helpompaa antaa vanhan tilitoimiston hoitaa tilinpäätös ja veroilmoitus maaliin. Jos taas toimistoa vaihdetaan kesken tilikautta, sinun tulee toimittaa uuden kirjanpitäjän käyttöön tiedot kaikista siihenastisista tapahtumista. Asiakaskeskeinen tilitoimisto kertoo kyllä, miten materiaalien siirto toteutetaan käytännössä.
Vältä ongelmat uuden tilitoimiston kanssa
Uuden tilitoimiston etsimiseen on syytä varata riittävästi aikaa. Kyseessä on kuitenkin tärkeä ja monia vuosia jatkuva yhteistyösuhde. Uuden toimiston valinta onkin yrittäjän suurin ponnistus tilitoimistoa vaihdettaessa – käytännön asiat kyllä aina järjestyvät. Alalla on paljon tarjontaa, eikä tilitoimiston tai kirjanpitäjän tarvitse digitalisaation myötä olla omalla paikkakunnalla. Omat tarpeet on hyvä miettiä tarkkaan ja aloittaa vaihtoehtojen kartoitus tältä pohjalta.
Tilitoimiston paras käyntikortti on tyytyväinen asiakas, joten yrittäjätuttaviltakin on hyvä kysellä suosituksia. Näin teki mm. Riihimäen Tilitoimistoon vaihtanut JW Huoltopalvelu Oy. Varmista myös, että työnjako on selvillä vaihdon yhteydessä: mitä vanha tilitoimisto hoitaa, mitä joudut huomioimaan itse, ja mistä asioista koppia ottaa uusi taloushallinnon kumppanisi.
Parhaiten vanhat sudenkuopat välttää kertomalla uudelle kumppanille avoimesti, mitkä syyt johtivat tilitoimiston vaihtamiseen. Me ainakin toivomme, että asiakkaamme ottavat kanssamme puheeksi, mikäli palvelussa on toivottavaa tai mitä henkilökohtaiselta palvelulta kaipaisi. Kaivattu palvelu tai ratkaisu voi olla vain keskustelunavauksen päässä.
