Istun alas kirjoittamaan tätä artikkelia, koska jälleen puhelu asiakkaan kanssa jäi pyörimään mieleen.
Hän oli miettinyt tilitoimiston vaihtoa jo kuukausia. ”En vaan jaksa alkaa säätämään,” hän sanoi vähän väsyneesti. Tuttu lause – ja ihan ymmärrettävä.
Ei ollut kyse mistään dramaattisesta. Yhteistyö ei vain enää toiminut. Vastausten saaminen kesti, järjestelmät tuntuivat kankeilta ja laskutuksen yhteydessä oli jo toistamiseen tullut väärä viite. Mutta silti… vaihto tuntui työläältä.
Tämän keskustelun jälkeen päätin kirjoittaa auki sen, mitä moni ei tule ajatelleeksi: tilitoimiston vaihtaminen ei oikeastaan ole kovin vaikeaa – ja usein se on juuri se päätös, jonka jälkeen yrittäjän arki helpottuu huomattavasti.
Tässä artikkelissa kerron, mistä tuo tunne vaikeudesta tulee, mitä todellisuudessa tapahtuu kun tilitoimisto vaihdetaan, ja miksi moni jälkeenpäin sanoo: ”Olisinpa tehnyt tämän aiemmin.”
Moni ei edes suunnittele vaihtavansa tilitoimistoa
Mutta jokin pieni asia – epäselvä lasku, turhan pitkä vastausaika tai jatkuva tunne siitä, ettei kaikki toimi niin kuin pitäisi – saa pysähtymään.
Usein vaihto lähtee liikkeelle kysymyksestä, joka tulee vähän yllättäen: ”Tiedätkö muuten hyvää tilitoimistoa?”
Se tunne, että kaikki on ihan ok – vaikka ei oikeastaan ole.
Moni jatkaa entisen tilitoimiston kanssa, koska asiat kuitenkin ”hoituvat”. Vaikka välillä ärsyttää, vaikka raportit tulevat vähän myöhässä ja vaikka yhteydenpito on pelkkää kuittien lähettämistä, niin silti… vaihto tuntuu suuremmalta vaivalta kuin arjen pienet epäkohdat.
Tuo tunne ei ole harvinainen. Ja se on juuri se syy, miksi tilitoimistoa ei vaihdeta – vaikka pitäisi.
Usein vasta uuden yhteistyön alussa huomaa, miten paljon huolettomammin asiat voivat sujua. Miten nopeasti saa vastauksen, miten joku oikeasti ajattelee yrityksen puolesta, ja miten arki voi yhtäkkiä hengittää vapaammin.
Mikä tilitoimiston vaihtamisessa oikeasti mietityttää?
Asiakkaiden kanssa käydyissä keskusteluissa samat kysymykset toistuvat. Eivät ne ole isoja ongelmia, mutta ne pyörivät taustalla ja jarruttavat päätöstä:
- ”Meneekö jotakin tärkeää hukkaan siirrossa?”
- ”Pitääkö odottaa sopimuskauden loppuun?”
- ”Voiko tilitoimistoa edes vaihtaa kesken tilikauden?”
- ”Onko riski, että uusi toimisto ei tunne meidän toimialaa?”
- ”Entä jos siirtymävaihe on täysi kaaos?”
”Meneekö jotakin tärkeää hukkaan siirrossa?”
Tämä huoli on hyvin inhimillinen. Kirjanpidossa on kyse numeroista, mutta myös luottamuksesta – ja ajatus siitä, että joku tärkeä dokumentti katoaisi tai että uusi tilitoimisto ei ymmärtäisi taustaa, voi tuntua pelottavalta.
Hyvä uutinen on tämä: nykyinen tilitoimisto on lain mukaan velvollinen luovuttamaan kaiken tarvittavan aineiston uudelle toimistolle. Tämä ei ole mikään hatara hyväntahtoisuuden varassa toimiva juttu – vaan selkeästi määritelty prosessi.
Käytännössä siirto tarkoittaa esimerkiksi:
- Pääkirjojen ja taseiden toimittamista
- Avoimien laskujen listoja
- Palkanlaskennan raportteja
- Mahdollisten ohjelmistojen käyttäjätunnusten siirtoa tai luontia
Uusi tilitoimisto ohjaa kyllä vaihe vaiheelta, mitä pyydetään ja mistä – eikä sinun tarvitse jäädä välikädeksi.
Kun siirto tehdään suunnitelmallisesti ja yhteistyössä, mitään ei jää matkalle. Ja useimmiten asiakas pääsee jo ensimmäisen kuukauden aikana huokaisemaan helpotuksesta:
”Tämähän meni itse asiassa tosi kivuttomasti.”
”Pitääkö odottaa sopimuskauden loppuun?”
Useimmilla tilitoimistoilla on kirjallinen sopimus, jossa määritellään irtisanomisaika. Yleisin on yksi kuukausi, mutta joillakin se voi olla jopa kolme.
Tämä ei estä vaihtoa, mutta voi vaikuttaa siihen, milloin uusi yhteistyö käytännössä voi alkaa. Kannattaa siis tarkistaa, mitä omassa sopimuksessa lukee. Uusi tilitoimisto voi auttaa aikataulun suunnittelussa niin, että vaihto sujuu rauhallisesti ja ilman päällekkäisyyksiä.
”Voiko tilitoimistoa vaihtaa kesken tilikauden?”
Tätä kysytään yllättävän usein – ja taustalla on ajatus, että tilikausi on jonkinlainen ”lukittu ikkuna”, jonka aikana mitään ei saisi muuttaa.
Totuus on kuitenkin yksinkertainen: tilitoimistoa voi vaihtaa milloin tahansa. Myös kesken vuoden, kesken kuukauden tai vaikka kesken veroilmoituskauden.
Toki ajankohta vaikuttaa siihen, miten siirto käytännössä toteutetaan. Jos vaihto tapahtuu juuri ennen tilinpäätöstä, uuden tilitoimiston kanssa on hyvä käydä läpi, kumpi hoitaa mitäkin. Mutta este se ei ole.
Parhaimmillaan uusi tilitoimisto voi nimenomaan korjata vanhan yhteistyön aikana kertyneitä epäselvyyksiä ja varmistaa, että kaikki on linjassa ennen kauden päättymistä.
Usein vaihdon paras hetki ei ole kalenterissa, vaan siinä hetkessä, kun huomaat miettiväsi: ”Jaksanko enää tätä vanhaa mallia?”
”Entä jos uusi toimisto ei tunne meidän toimialaa?”
Tilitoimistojen välillä on eroja – se on totta. Mutta ero ei ole vain siinä, kuka tuntee mitäkin toimialaa, vaan siinä, kuka kysyy oikeat kysymykset ja perehtyy asiakkaan arkeen.
Hyvä tilitoimisto ei oleta. Se ei tee työtään pelkkien dokumenttien perusteella, vaan haluaa ymmärtää, miten juuri teidän yrityksessä toimitaan: mikä on tavanomainen laskutusrytmi, mistä kulut muodostuvat, mitä järjestelmiä käytetään, ketkä ovat avainhenkilöitä.
Ja kyllä – joillakin toimialoilla, kuten rakentamisessa, kansainvälisessä kaupankäynnissä tai julkisissa hankkeissa, on erityisiä vaatimuksia, joihin kannattaa kiinnittää huomiota. Mutta nekin ovat asioita, joista voi ja pitää keskustella heti alussa.
Meidän tehtävämme on tehdä vaihdosta turvallinen myös silloin, kun toimialaan liittyy omia koukeroita. Ja kun yhteistyö alkaa kysymyksellä ”kerro vähän teidän arjesta”, ollaan jo oikeilla jäljillä.
”Entä jos siirtymävaihe on täysi kaaos?”
Tämän pelon voi tiivistää yhteen sanaan: hallinnan menetys. Se on tunne, joka syntyy, kun ei tiedä mitä tapahtuu seuraavaksi – tai kuka on vastuussa mistäkin. Juuri siksi hyvin hoidettu tilitoimiston vaihto ei ala numeroilla, vaan selkeällä suunnitelmalla.
Ensin katsotaan, mitä aineistoa tarvitaan vanhalta toimistolta ja kuka ne pyytää. Sovitaan aikataulut, varmistetaan ohjelmistot ja hoidetaan siirtymävaihe yhdessä, askel kerrallaan.
Yleensä suurin helpotus koetaan siinä hetkessä, kun asiakas tajuaa:
”Minun ei tarvinnut tietää kaikkea valmiiksi. Riitti, että sanoin haluavani vaihtaa – ja sitten me hoidimme loput.”
Ei kaaosta. Ei kaaoksen uhkaa. Vain harkittu vaihto, jossa uusi yhteistyö voi alkaa heti selkeältä pohjalta.
”Olisinpa tehnyt tämän aiemmin”
Tämän lauseen kuulemme usein vaihdon jälkeen. Kun asioihin saa selkeyttä ja kommunikointi sujuu ilman turhaa säätöä, yrittäjän mieli kevenee. Moni huomaa vasta jälkikäteen, kuinka paljon aikaa ja hermoja vanha yhteistyö oikeasti vei.
Esimerkiksi F. S. Papaver Oy vaihtoi meille sen jälkeen, kun verotuksessa oli toistuvasti tullut virheitä. Uuden tilitoimiston myötä koko taloushallinnon tilanne kääntyi – ja asiat alkoivat rullata luotettavasti.
👉 Voit lukea heidän tarinansa täältä: F. S. Papaver Oy vaihtoi verovirheet Riihimäen Tilitoimiston
Milloin tilitoimiston vaihtaminen kannattaa?
Usein vastaus ei löydy kalenterista, vaan siitä fiiliksestä, joka toistuu viikosta toiseen:
- Että asiat pitää aina varmistaa kahdesti.
- Että viesteihin ei saa vastauksia silloin kun niitä tarvitaan.
- Että yhteistyö ei tunnu oikealta – vaikka pitäisi.
Silloin on hyvä pysähtyä ja miettiä: ansaitsisiko oma yritys tilitoimiston, jonka kanssa yhteistyö on selkeää, luotettavaa ja vähän kevyempää?
Jos vastaus on ”ehkä”, voit aina olla meihin yhteydessä matalalla kynnyksellä. Kerromme, miten tilanne etenisi, jos päättäisit vaihtaa – ja missä kohtaa se olisi helpointa toteuttaa. Ei paineita, ei sitoumuksia.
👉 Ota yhteyttä – ja katsotaan yhdessä, voisiko arki sujua helpommin.
🧾 Muistilista tilitoimiston vaihtoon
- Tarkista nykyisen tilitoimiston irtisanomisaika
→ Sopimuksissa voi olla 1–3 kuukauden irtisanomisaika. - Sovi vaihdon ajankohta uuden tilitoimiston kanssa
→ Myös kesken tilikauden voi vaihtaa. - Huolehdi verkkolaskuosoitteen päivityksestä
→ Tilitoimiston vaihtoon voi liittyä myös taloushallinnon ohjelmiston muutos, jolloin verkkolaskuosoitekin muuttuu. - Jos käytössä on yrityksen nimissä olevia liittymiä (esim. puhelin tai netti)
→ Vain liittymän haltija voi tehdä muutoksia. Joillain operaattoreilla on oma lomake tätä varten. - Varmista, että uusi tilitoimisto saa kaiken tarvittavan aineiston
→ Kirjanpitoaineisto, taseet, avoimet laskut, palkkatiedot jne.
Entä jos yhteistyö on jo mennyt hankalaksi?
Tämä on monelle se ikävin tilanne. Joskus tilitoimiston vaihto ei lähde liikkeelle rauhallisesta pohdinnasta, vaan pettymyksestä. Asiakassuhde on kiristynyt, luottamus horjunut tai viestintä ei enää toimi. Ehkä olet jo yrittänyt sanoa asioista – turhaan.
Tällaisessa tilanteessa ei ole harvinaista tuntea epävarmuutta tai jopa syyllisyyttä, vaikka vastuu ei ole omissa käsissä.
Onneksi tällaisiinkin tilanteisiin löytyy selkeä tie ulos. Uusi tilitoimisto voi auttaa siirtymässä asiallisesti ja rauhallisesti: käydään yhdessä läpi, mitä aineistoja tarvitaan, ja miten ne saadaan käyttöön – vaikka vanhan kumppanin kanssa ei enää olisi yhteistä säveltä.
Tilanteet vaihtelevat, mutta tärkeintä on tietää, että et ole yksin – eikä asioiden tarvitse jäädä jumiin.
Loppukevennys: pieni esimerkkilaskelma
Kun yhteistyö toimii, tapahtuu jotain muuta: aikaa alkaa jäädä. Koska me rakastamme numeroita, tässä pieni esimerkkilaskelma loppukevennykseksi:
Jos yksi yrittäjä käyttää viikoittain vain 10 minuuttia ylimääräiseen viestien perään kyselyyn, väärin tulleiden laskujen selvittämiseen tai raporttien korjailuun, niin vuodessa se tekee yli 8 tuntia turhaa työtä.
Jos tilitoimiston vaihto säästää tuon ajan – se on kokonainen vapaapäivä. Ja sen voi käyttää esimerkiksi näin:
- 📝 kirjoittamalla vihdoin sen uutiskirjeen, jonka otsikko on ollut valmiina vuodesta 2021
- 🧖♂️ pitämällä ”strategiapäivän” saunalla (johon kuuluu makkara, mutta ei exceliä)
- 🐢 tai ihan vain pitämällä työpäivän, jossa ei tarvitse hoitaa mitään
Ei hullumpi lopputulos yhdestä hyvästä päätöksestä. 😊
Suvi Rekola
Toimitusjohtaja, asiantuntija KLT, YAT
Olen ollut mukana sadoissa yrittäjätarinoissa ja uskon vahvasti siihen, että jokainen uusi yritys on mahdollisuus rakentaa jotain ainutlaatuista.
Minulle tärkeintä työssäni on luottamus ja selkeys – että yrittäjä saa keskittyä omaan osaamiseensa, kun minä hoidan taustat kuntoon. Tarjoan lämpimän mutta asiantuntevan otteen yrityksen perustamiseen ja taloushallintoon alusta asti.
