Pienen taloyhtiön kirjanpito – mitä hallituksen kannattaa tietää?

Jos istut pienen taloyhtiön hallituksessa, tiedät että vastuu tuntuu välillä suurelta. Kirjanpito, tilinpäätös ja talousarvio voivat kuulostaa hankalilta, eikä kukaan halua tehdä virheitä naapureiden silmien alla.

Olen itse törmännyt tähän kysymykseen monesti. Viimeksi eräs tuttava, kuuden asunnon taloyhtiön hallituksen jäsen, kääntyi minuun päin ja huokaisi kahvikupin äärellä: “Kerroppa minulle, Niina – miten ihmeessä meidän pitäisi hoitaa kirjanpito, ja mitä jos tulee tappiota?”

Totuus on, että pienikin taloyhtiö on oikeastaan yritys, ja sen taloudenhoitoon pätevät samat säännöt kuin isoihin. Erona vain se, että pienessä yhtiössä hallitus ja osakkaat tuntevat toisensa, ja asioita hoidetaan usein talkoovoimin. Mutta kun mennään kirjanpitoon ja tilinpäätökseen, lakisääteisiä oikoteitä ei ole – ne on hoidettava oikein. Pienessä yhtiössä hallitus voi kuitenkin helpottaa omaa työtään ulkoistamalla kirjanpidon ja hallinnon asiantuntijalle, jolloin vastuulliset asiat tulevat varmasti hoidetuksi.

Miksi talousarvio on hallituksen paras työkalu?

Asunto-osakeyhtiölain mukaan talousarvio on laadittava joka vuosi. Se on hallituksen tärkein työkalu – kivijalka, jolle koko tilikausi rakentuu. Sen avulla hallitus pystyy mitoittamaan vastikkeet oikein ja varautumaan tuleviin remontteihin. Kun talousarvio tehdään huolellisesti ja realistisesti, vältytään monelta ikävältä yllätykseltä – ja osakkaat saavat luottamusta siihen, että asiat ovat hallinnassa.

Moni hallituksen jäsen kuitenkin huokaisee tässä kohtaa: “Mistä me tiedämme, mikä on oikea taso? Emme ole talousalan ammattilaisia.” Tämä on täysin ymmärrettävä tunne. Pienenkin taloyhtiön talousarvio voi tuntua isolta palapelinä, jossa pitää huomioida niin hoitokulut, tulevat korjaukset kuin varautuminen yllättäviin menoihin.

Hyvin laadittu talousarvio ottaa huomioon ainakin nämä:

• Hoitokulut – arjen juoksevat menot, kuten lämmitys, sähkö, vesi, jätehuolto ja vakuutukset.
• Tulevat remontit – jo tiedossa olevat korjaukset ja niiden kustannusarviot.
• Varautuminen yllätyksiin – esimerkiksi putkivuotoihin tai laitevikaan.
• Vastikkeiden mitoitus – niin, että rahat riittävät ilman äkillisiä korotuksia.

Kun nämä perusasiat on huomioitu, talousarviosta tulee työkalu, joka oikeasti auttaa hallitusta – eikä vain paperi yhtiökokousta varten.

Olen nähnyt lukuisia taloyhtiöitä, joissa talousarvio on laadittu liian optimistisesti – ajatellen, että ”kerätään vain sen verran kuin kuluja tulee”. Tämä voi tuntua hetkellisesti helpolta ratkaisulta, mutta todellisuudessa pienikin yllättävä meno, kuten putkivuoto tai kattohuolto, voi kaataa suunnitelmat. Kun ennakointi jätetään tekemättä, seurauksena voi olla kiireessä järjestetty ylimääräinen yhtiökokous ja äkillinen vastikkeiden korotus – ja se herättää harvoin iloa.

Miksi tappio ei aina ole kriisi taloyhtiölle

Tappiollinen tilikausi herättää lähes aina kysymyksiä hallituksen pöydän ympärillä. Ensimmäinen ajatus on helposti: “Onko taloyhtiö vaikeuksissa?” Todellisuudessa tappio ei aina ole merkki ongelmista – usein se johtuu suunnitellusta remontista tai muusta hankkeesta. On kuitenkin tärkeää erottaa kertaluonteiset tappiot jatkuvista alijäämistä: jos vastikkeet mitoitetaan liian pieniksi vuodesta toiseen, talous voi vähitellen ajautua vaikeuksiin.

Olen nähnyt monia tilanteita, joissa tappio oli täysin hallinnassa, mutta puutteellinen viestintä aiheutti turhaa huolta. Pahimmillaan hallitus joutuu käyttämään aikaa selittelyyn ja epäluulojen oikaisemiseen.

Siksi avoimuus on ratkaisevaa. Kun osakkaat tietävät etukäteen, mistä tappio johtuu ja miten se katetaan, luottamus pysyy vahvana. Ammattimainen kirjanpito tukee tässä: luvut kertovat selkeästi, mistä meno syntyy ja millainen vaikutus sillä on tulevaisuuteen.

Tase ja rahoituslaskelma – miksi niistä kannattaa välittää?

Monelle pienen taloyhtiön hallituksen jäsenelle sanat tase ja rahoituslaskelma saattavat kuulostaa paperinmakuisilta asioilta. Silti juuri niistä näkee, miten yhtiön varoja on käytetty ja millainen talouden todellinen tila on.

Tase kertoo, paljonko yhtiöllä on varoja ja velkaa tilinpäätöspäivänä. Tilinpäätökseen sisältyvä rahoituslaskelma puolestaan avaa, mistä rahat vuoden aikana tulivat ja mihin niitä käytettiin. Pienimmissä taloyhtiöissä voidaan joissain tapauksissa laatia kevennetty tilinpäätös ilman rahoituslaskelmaa. Useimmille yhtiöille se on kuitenkin tärkeä työkalu talouden kokonaiskuvan ymmärtämiseen.

Käytännössä:

• Tase näyttää, mitä yhtiöllä on (varat) ja mitä se on velkaa (velat) tilinpäätöspäivänä.
• Rahoituslaskelma kertoo, miten raha on vuoden aikana liikkunut.

Yhdessä ne antavat hallitukselle ja osakkaille selkeän kuvan siitä, onko talous aidosti tasapainossa. Rahoituslaskelmaa tarkastellaan aina niin sanotun jatkuvuusperiaatteen mukaisesti – eli vuoden luvut kytkeytyvät edelliseen tilikauteen, jotta voidaan seurata rahan käyttöä johdonmukaisesti vuodesta toiseen.

Kun luvut avataan selkeästi ja taustat kerrotaan, vältetään turhat väärinkäsitykset. Juuri tässä kohdassa kirjanpitäjän rooli on kullanarvoinen – hän pystyy näyttämään, mitä luvut todella tarkoittavat ja miten niiden pohjalta kannattaa toimia.

Entä jos osakas vuokraa asuntoaan?

Monessa pienessä taloyhtiössä joku osakkaista saattaa vuokrata omaa asuntoaan eteenpäin. Tämä on täysin tavallista, mutta siihen liittyy muutamia kirjanpidollisia asioita, jotka on hyvä ymmärtää.

Vuokratuloista osakas voi vähentää maksetut yhtiövastikkeet ja asuntoon tehdyt korjaukset. Tilanne muuttuu hieman, jos taloyhtiöllä on pankkilainaa ja osakas maksaa omaan lainaosuutensa liittyviä rahoitusvastikkeita.

Rahoitusvastikkeiden vähentämisoikeus riippuu taloyhtiön kirjanpidosta:

• Jos rahoitusvastikkeet kirjataan tuloslaskelmaan tuloksi, osakas voi vähentää ne vuokratuloistaan.
• Jos ne sen sijaan rahastoidaan, niitä ei voi vähentää vuokratuloista – mutta ne lisäävät osakkeiden hankintamenoa, mikä voi pienentää verotettavaa myyntivoittoa asuntoa myytäessä.

Esimerkki:
Kuvitellaan, että osakas maksaa vuodessa 2 400 € rahoitusvastikkeita. Jos taloyhtiö kirjaa nämä maksut kuluksi, osakas voi vähentää ne heti vuokratuloistaan. Mutta jos taloyhtiö rahastoi maksut, osakas ei saa välitöntä verovähennystä. Sen sijaan 2 400 € kasvattaa osakkeen hankintahintaa, mikä pienentää myyntivoittoa vasta asuntoa myytäessä.

Olen nähnyt tilanteen, jossa asiaa ei oltu hallituksessa mietitty loppuun asti. Yhtiö oli päättänyt rahastoida rahoitusvastikkeet, mutta osakkaat olettivat voivansa silti vähentää ne verotuksessa. Vasta verottajan yhteydenoton jälkeen selvisi, että kirjaustapa ei siihen oikeuttanut – ja pettymys oli suuri.

Siksi on tärkeää, että hallitus käy vaihtoehdot kunnolla läpi ja tekee linjauksen tietoisesti. Kun asia viestitään osakkaille selkeästi, väärinkäsityksiltä vältytään. Ja jos tuntuu epävarmalta, ammattilaisen apu voi säästää paljon harmia sekä hallitukselle että osakkaille.

Jälkikäteen kerätyt vastikkeet voivat kostautua – ennakointi tuo mielenrauhaa

Käytännössä taloyhtiön arki pyörii pitkälti sen ympärillä, miten vastikkeet kerätään. Joissain yhtiöissä on tapana maksaa ensin menot ja kerätä rahat osakkailta vasta jälkikäteen. Se voi tuntua joustavalta ratkaisulta, mutta todellisuudessa se lisää hallituksen painetta ja voi johtaa hankaliin tilanteisiin.

Kuvitellaanpa, että katto vuotaa yllättäen ja kiireellinen korjaus maksaa useita tuhansia euroja. Jos rahaa ei ole kassassa valmiina, hallitus joutuu järjestämään ylimääräisen kokouksen ja määräämään lisävastikkeen lyhyellä varoitusajalla. Yksikin osakas, jolla on vaikeuksia maksaa, voi silloin viivästyttää koko prosessia.

Kun vastikkeet mitoitetaan ennakoivasti, hallitus voi sen sijaan hengittää rauhassa. Rahat riittävät arjen laskuihin ja myös pieniin yllätyksiin. Osakkaille tämä tuo mielenrauhaa: he tietävät, ettei odottamaton meno tarkoita heti uutta vastikelappua postilaatikossa.

Ennakointi ei ole vain numeroita taulukossa. Se on tapa rakentaa luottamusta ja varmuutta koko taloyhtiön arkeen. Pienikin yhtiö voi toimia ammattimaisesti, kun rahankäyttö on suunniteltua ja läpinäkyvää.

Miksi pienikin taloyhtiö hyötyy tilitoimiston avusta?

Vaikka taloyhtiössä olisi vain muutama asunto, kirjanpito ja tilinpäätös eivät ole kevyitä asioita. Hallituksen vastuulle jää paljon päätöksiä, joissa oikea tieto ratkaisee – ja väärinymmärrys voi maksaa.

Tilitoimiston apu ei tarkoita pelkkää lakisääteisten velvoitteiden hoitamista. Kokeneena kirjanpitäjänä näen työssäni jatkuvasti, kuinka pienikin taloyhtiö saa arkeensa selkeyttä ja hallitus varmuutta, kun talousasiat hoidetaan ammattimaisesti.

Kun teet yhteistyötä tilitoimiston kanssa, saat esimerkiksi:

• Huolellisesti laaditun talousarvion, joka antaa selkeän pohjan päätöksenteolle.
• Selkeän tilinpäätöksen ja taseen, jotka kertovat missä mennään – ilman tulkinnanvaraa.
• Neuvon ja tuen päätöksissä, kun hallituksella nousee kysymyksiä osakkaiden edessä.

Pienessä taloyhtiössä ei tarvitse pärjätä yksin. Kun asiat hoidetaan kerralla oikein, hallitus voi keskittyä siihen, mikä on tärkeintä: varmistamaan osakkaille hyvän ja turvallisen asumisen. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä varmistaa myös lakisääteisten velvoitteiden täyttymisen asunto-osakeyhtiölain ja kirjanpitolain mukaisesti.

Koska me rakastamme numeroita, tehdään pieni laskuharjoitus!
Me suomalaiset tiedämme kaikki sen mielikuvan: taloyhtiöissä ei juuri mistään sovita ilman pientä kinaa. Totuus ei tietenkään ole näin synkkä, mutta kevennyksen vuoksi kuvitellaan, että olisi. 😉

Suomessa kerätään taloyhtiöiltä vuosittain arviolta yli 3 miljardia euroa vastikkeita. Jos tästä summasta ohjattaisiin vaikkapa vain 0,01 % kahvikassaan, se tekisi 300 000 euroa pelkkiin pullakahveihin yhtiökokouksissa.

Kun otetaan huomioon, että perinteinen kahvipaketti maksaa noin 6 euroa, tällä summalla saataisiin yli 50 000 pakettia kahvia. Se tarkoittaisi yli miljoonaa kupillista – eli niin paljon kofeiinia, että jo pelkästään sillä voisi ratkaista monta taloyhtiön kokouksessa syntyvää kiistaa.

Ja jos oletetaan, että yksi kahvikupillinen vähentää erimielisyyksiä keskimäärin 0,73 yksikköä, miljoona kuppia tarkoittaisi 730 000 yksikköä vähemmän riitoja. Kun tämä lasketaan yhteen kaikkien 90 000 taloyhtiön kesken, jäljelle jää niin pieni määrä nurinaa, että se katoaa käytännössä tilastolliseen virhemarginaaliin. Toisin sanoen: yhtälöstä tulee lähes mahdoton – riidat muuttuvat saataviksi. 😊

Todellisuudessa rauha taloyhtiössä syntyy tietenkin siitä, että talous on hallinnassa ja asiat hoidetaan avoimesti. Silloin kahvikin maistuu paremmalta – eikä sitä tarvita rauhoittamaan hermoja, vaan vain nautintoon.

Jos tuntuu, että kysymyksiä riittää enemmän kuin vastauksia, istutaan alas, juodaan rauhassa kahvit ja käydään luvut läpi. Niin monesti ne suurimmilta tuntuvat huolet kutistuvatkin ihan hallittaviksi. ☕